Política LGPD

1. INTRODUÇÃO

A Optimus Accounting Serviços Contábeis compreende a importância sobre a Proteção e Privacidade de Dados Pessoais que são compartilhados com a nossa organização, assim como a importância em informar como eles são tratados em processos internos.

1.1 Objetivo do Documento

Esta política visa estabelecer os requisitos específicos de proteção e privacidade de dados de pessoas físicas utilizados pela Optimus Accounting, frente à principal regulamentação brasileira sobre o tema, a Lei 13.709 de 14 de Agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), com o apoio de outras leis que também mencionam o respeito a privacidade de dados, como a Lei 10.406 de 10 Janeiro de 2002 – Código Civil Brasileiro.

1.2 Compromisso

O compromisso da Optimus Accounting Serviços Contábeis é evidenciar de forma clara, quais os tipos de dados pessoais são coletados, para quais finalidades, como são tratados, com quem são compartilhados e quais os direitos que os TITULARES DOS DADOS possuem sobre seus dados, além do tempo de armazenamento desses dados.

A Optimus Accounting também busca demonstrar o alinhamento com as boas práticas de controles de medidas técnicas e organizacionais de segurança dos dados, definidas em nossa Política de Segurança da Informação e com o nosso Código de Conduta.

1.3 Abrangência

Esta Política de Proteção de Privacidade de Dados se aplica a todos os colaboradores, parceiros e candidatos à colaborador. Todos os parceiros devem se familiarizar com as regras aqui estabelecidas.

Entendem-se por “colaboradores” todos aqueles que executam serviços para a Optimus Accounting, em qualquer nível hierárquico, tais como, diretores, gerentes, supervisores e toda a cadeia produtiva interna da Optimus Accounting.

Por “candidatos à colaborador” entendem-se todas pessoas físicas que se submetem ao processo de seleção para composição do quadro de colaboradores das pessoas jurídicas, cujo sistema de processamento da Folha de Pagamento está terceirizada para a Optimus Accounting, bem como as pessoas físicas constantes do próprio quadro de funcionários da Optimus Accounting.

Por “parceiros” entendem-se todas as pessoas físicas ou jurídicas que, não estando compreendidas na definição de “colaboradores”, prestam algum tipo de serviço, fornecimento ou mantém algum tipo de relação contratual com a Optimus Accounting, incluindo os serviços de Tecnologia da Informação e as pessoas jurídicas que são detentoras dos direitos de uso de softwares utilizados pela Optimus Accounting, sobretudo os softwares contábil, fiscal e de folha de pagamento utilizados pela à Optimus Accounting, nos serviços de terceirização das funções anteriormente mencionadas.

Por “prospects” entendem-se todas as pessoas físicas ou jurídicas que são potenciais clientes ou parceiros de negócios da Optimus Accounting.

1.4 Glossário

Nesta Política são utilizadas as abreviaturas e expressões, que têm os seguintes significados:

Expressão	Significado
LGPD	Lei Geral de Proteção de Dados ou Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018, que regulamenta como deve ser o tratamento de dados pessoais.
Titular dos dados	Toda pessoa natural a quem se referem os dados pessoais em tratamento.
Controlador dos dados	Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
Processador dos dados	Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
Dados pessoais	Qualquer dado, que isoladamente (dado pessoal direto) ou agregado a outro (dado pessoal indireto) possa permitir a identificação de uma pessoa natural.
Dados sensíveis	Todo dado pessoal sobre origem racial, étnica, de convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, partido político, organização religiosa ou filosófica, dado referente a vida sexual ou a saúde, genético e biométrico, por meio do qual uma pessoa pode ser discriminada.

2. CANAIS DE COLETA DE DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais que a Optimus Accounting coleta são provenientes dos seguintes canais:

1. RH dos clientes que terceirizam o processamento da folha de pagamento com a Optimus Accounting: acesso aos dados de colaboradores são coletados através de planilhas fornecidas pelo RH de nosso clientes, com os dados pessoais da pessoa física contratada pelos nossos clientes. Quando do preenchimento da referida planilha, com os dados pessoais dos colaboradores (incluindo estagiários), simultaneamente, é exigida, desses colaboradores, a assinatura do Termo de Consentimento para Tratamento de Dados Pessoais, dando, assim, o consentimento de utilização dos dados para o processamento da folha de pagamento, através de nosso software ou de propriedade de nossos clientes.
   Todos os dados da folha de pagamentos são compartilhados, também, por força da Lei, com o sistema do E-SOCIAL pertencente ao governo federal.
   A coleta de dados, através de CV (Curriculum Vitae), somente é efetuada visando o preenchimento de vagas internas oferecidas pela Optimus Accounting;
2. Diretoria (Contratação de clientes): dados de clientes são coletados para fins de elaboração das propostas de serviços contábeis, fiscais e de processamento de folha de pagamento. Essas propostas, após o aceite, tornam-se contratos em sua forma e essência. Todas as propostas/contratos estão em arquivos cujo acesso é liberado somente para a Diretoria da Optimus.
   Potenciais clientes (prospects) são coletados através de solicitações das pessoas físicas que são representantes ou responsáveis pela administração das empresas - clientes. A contratação de clientes, pode, eventualmente, se utilizar dos dados dos empregados internos da Optimus Accounting, para composição de propostas de serviços aos potenciais clientes;
3. Equipe de Contabilidade e Fiscal: são coletados dados de colaboradores e parceiros de negócios, mediante questionário e pesquisa pública, na realização de due diligence, quando aplicável;
4. Diretoria Contábil: são direcionados os contatos externos voluntários feitos através do site da Optimus Accounting, incidindo nos itens a) ou b);
5. Equipe de Contadores internos da Optimus: são eventualmente acessadas informações dos clientes, através dos arquivos internos da Optimus Accounting.

3. REQUISITOS PARA COLETAR E TRATAR OS DADOS PESSOAIS

Todos os dados solicitados, tratados e coletados pela Optimus Accounting Serviços Contábeis, estão alinhados com as diretrizes apresentadas na LGPD:

1. Mediante o consentimento do TITULAR DOS DADOS, que o faz ao inserir de forma voluntária, seus dados no site corporativo da Optimus Accounting (nome, telefone e e-mail), no fornecimento de dados para a Diretoria para a contratação de novos clientes e, também, no envio de currículos para candidaturas de vagas eventualmente ofertadas pela Optimus Accounting;
2. Para cumprimento de obrigação legal e procedimentos internos para comprovação de formação e capacitação, a equipe de Folha de Pagamento solicita e utiliza os dados pessoais do TITULAR DOS DADOS (nome completo, sexo, data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, estado civil, filiação e nome do cônjuge, RG, CPF, endereço completo, número de telefone, CTPS , número do PIS, foto, certidão de casamento, título de eleitor e diplomas de cursos) no processo de contratação pelo RH dos clientes da Optimus Accounting;
3. Quando solicitado pelo TITULAR DOS DADOS para participação de seus dependentes em planos de saúde e seguro de vida contratados pelo RH dos clientes da Optimus Accounting, conforme exigências da lei, a Optimus Accounting tem acesso aos dados pessoais destes dependentes (nome completo, sexo, data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, estado civil, filiação e nome do cônjuge, RG, CPF, endereço completo e número de telefone), com o objetivo de processamento eletrônico da Folha de Pagamento.

4. COLETA DE DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS

A Optimus Accounting tem acesso e trata apenas um tipo de dado pessoal sensível, sendo este relacionado à saúde. Este dado é enviado com o consentimento dos colaboradores dos nossos clientes ou da própria Optimus Accounting para atender às possíveis solicitações elencadas abaixo:

1. Laudo pericial médico para licença médica pelo INSS e encaminhado para o RH de nossos clientes e a pedido do TITULAR DOS DADOS; e
2. Laudo pericial médico que ateste algum tipo de deficiência física, para fins de contratação de colaborador para preenchimento de cotas de PCD, conforme exigência do Ministério do Trabalho, encaminhado para a Optimus Accounting pelo TITULAR DOS DADOS.

Outros eventuais dados relacionados à saúde dos TITULARES DOS DADOS ou seus dependentes são tratados diretamente entre o TITULAR DOS DADOS e a operadora do Plano de Saúde, sem intermediação do RH dos nossos clientes ou do pessoal de Folha de Pagamento da própria Optimus Accounting.

5. COLETA DE DADOS PESSOAIS DE MENORES E ADOLESCENTES

A Optimus Accounting pode ter acesso a coleta de dados de menores e adolescentes contratados pelo RH de nossos clientes e, pelos próprios funcionários da Optimus Accounting, conforme mencionado na LGPD no Art.14, § 1º, mediante a solicitação do TITULAR DOS DADOS, para inclusão em plano de saúde e seguro de vida, conforme descrito no item 3 deste documento, na existência de dependentes menores e adolescentes.

A Optimus Accounting não tem como política a contratação de menores e adolescentes entretanto dados pessoais de menores são coletados na contratação de estagiário menor de idade e menor aprendiz, efetuada pelo RH dos clientes da Optimus Accounting, sendo o processo o mesmo para os demais colaboradores e é descrito no procedimento Contratação de Recursos Humanos de cada um dos clientes da Optimus Accounting.

6. COLETA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS PELA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DA OPTIMUS ACCOUNTING E DE NOSSOS CLIENTES DE TERCEIRIZAÇÃO DA FUNÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO.

A área de Folha de Pagamento da Optimus Accounting tem acesso, através da coleta de dados efetuados pelo RH de nossos clientes, aos dados pessoais através do recebimento de currículos, enviados pelos TITULARES DOS DADOS. Estes dados são compartilhados com a Optimus Accounting, somente se houver a efetiva contratação pelo RH de nossos clientes.

O RH dos nossos clientes de terceirização da função de folha de pagamento, bem como o RH da própria Optimus Accounting. coletam dados pessoais para preenchimento do contrato de trabalho, os quais são fornecidos pelo TITULAR DOS DADOS. O processo de contratação está descrito no procedimento Contratação de Recursos Humanos dos nossos clientes. Os procedimentos de contratação de contadores da Optimus Accounting seguem as diretrizes estabelecidas pelo CFC - Conselho Federal de Contabilidade.

7. COLETA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS PELA DIRETORIA COM REFERÊNCIA A CONTRATAÇÃO DE CLIENTES

A Diretoria da Optimus Accounting coleta, através dos diversos meios de comunicação, tais como, site e contatos telefônicos corporativos, eventuais dados pessoais, como e-mail e telefone celular, relacionados à prospects e clientes. Estes dados são inseridos em pasta específica da Administração, cujo autorização de acesso é restrita somente pela Diretoria da Optimus Accounting e são utilizados para estabelecer contatos diretos com os pontos focais de uma organização para uma comunicação mais ágil.

A Diretoria da Optimus Accounting pode, eventualmente, utilizar dados pessoais de colaboradores, para comprovação de capacidade técnica da Optimus Accounting na composição de propostas. Os dados dos colaboradores da Optimus Accounting, são os constantes nos CV coletados pela área de RH e atualizados pelos próprios colaboradores, incluindo eventuais certificados de capacitação, se necessários for.

8. COLETA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS PELA ÁREA DE COMPLIANCE

A área de Compliance da Optimus Accounting coleta dados pessoais de clientes e fornecedores, somente através de informações públicas, e das respostas efetuadas pelo próprio TITULAR DOS DADOS dos clientes e fornecedores.

9. COLETA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS PELA DIRETORIA

A Diretoria da Optimus Accounting não coleta diretamente, e nem tem acesso aos sistemas administrativos e financeiros dos clientes de terceirização contábil, fiscal e de folha de pagamento.

Cabe ressaltar que a Optimus Accounting mantém acordo de confidencialidade das informações sigilosas de propriedade dos clientes, em atendimento, inclusive as normas do Conselho Federal de Contabilidade.

10. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

De acordo com a LGPD, os direitos do TITULAR DOS DADOS em relação ao acesso facilitado das suas informações e como elas são tratadas pelo Controlador são:

1. Direito de ser informado: o TITULAR DOS DADOS deve ser informado sobre a coleta e tratamento dos seus dados;
2. Direito de retificação: o TITULAR DOS DADOS pode corrigir e atualizar os seus dados que julgar incorretos ou incompletos;
3. Direito de apagar: o TITULAR DOS DADOS pode solicitar o direito de ter seus dados excluídos, desde que observadas as exceções mencionadas na LGPD, como o cumprimento de obrigação legal por parte da Optimus Accounting (Controlador).

Solicitações e dúvidas podem ser direcionadas para o e-mail optimus@optimus.srv.br

11. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Optimus Accounting compartilha dados pessoais dos TITULARES DE DADOS nas seguintes situações:

1. Com seus parceiros de soluções tecnológicas e serviços, que apoiam a Optimus Accounting em suas atividades junto aos seus colaboradores, sempre observando contratos de confidencialidade e os controles de medidas técnicas de segurança entre ambas as partes. Os dados compartilhados são estritamente necessários para que os serviços ou benefícios oferecidos pela Optimus Accounting aos seus colaboradores, terceiros e clientes possam ser realizados. A saber:
   1. Empresas detentoras dos direitos de softwares de folha de pagamento, contabilidade, fiscal e software administrativos;
   2. Empresa contratada para exames médicos periódicos, consultas médicas, exames admissionais e demissionais;
   3. Empresa contratada para assistência médica para os colaboradores da Optimus Accounting;
   4. Empresa contratada para administração de backup dos arquivos eletrônicos, manutenção da rede e outros serviços ligados à tecnologia da informação.
2. Com os eventuais clientes, quando as propostas submetidas a eles tem os CVs da equipe que executará o serviço a ser contratado e, eventualmente, quando os clientes solicitam informações adicionais, que são fornecidas pelo próprio colaborador respondendo a questionário específico do órgão.

12. RETENÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais coletados pela Optimus Accounting possuem um período de retenção na base de dados que é definido da seguinte forma:

1. Dados de Colaboradores da Optimus Accounting: permanecem nas bases de dados enquanto estiverem ativos;
2. Dados de ex-Colaboradores (após fim de vínculo contratual): permanecem na base de dados ativa por no mínimo cinco anos a partir do encerramento do contrato (prazo esse que pode ser ampliado pela autoridade competente) para cumprimento de obrigações legais com o Ministério do Trabalho e Previdência Social; e
3. Dados de currículos enviados para a área de Recursos Humanos por candidatos a vagas: somente permanecem em nossa base de dados, ser houver a contratação efetiva do candidato. Caso contrário são excluídos imediatamente.

13. USO DE EMAILS PARA COMUNICADOS E INFORMATIVOS

Os parceiros de negócio, os contatos externos classificados como prospects da Optimus Accounting podem receber informativos e comunicados que possuem conteúdos que visam informá-los sobre as notícias das áreas contábeis,fiscais e de folha de pagamento.

Caso os Parceiros de Negócio ou contatos externos não desejarem mais receber os comunicados, eles podem se descadastrar clicando na opção “Cancele o recebimento” no final do comunicado, lembrando que:

1. Essa opção serve apenas para que o parceiro ou contato externo não receba mais os comunicados e informativos; e
2. Isso não remove o seu dado pessoal da base de dados, apenas não permite mais o uso de um dado específico (e-mail) para disparo de comunicados e informativos. Solicitações e dúvidas podem ser direcionadas para o e-mail optimus@optimus.srv.br

14. VIOLAÇÃO DA PRIVACIDADE DE DADOS PESSOAIS

Nos casos de suspeita de violação da privacidade de dados, ela deve ser relatada imediatamente por meio do nosso canal de contato: optimus@optimus.srv.br

15. VIOLAÇÃO DA PRIVACIDADE DE DADOS PESSOAIS

Todos os documentos impressos com dados da pessoa natural e de caráter confidencial, que já foram devidamente processados, e que não tenham mais serventia para a Optimus Accounting, são prontamente e devidamente inutilizados, de forma mecânica.

16. CANAL DE CONTATO

Em caso de dúvidas relativas a tratamento de dados e solicitações sobre os direitos dos TITULARES DOS DADOS, entre em contato:

Encarregado de dados (DPO) – Optimus Accounting

Jorge Osaka – tel: 11 5080.8180

Email: optimus@optimus.srv.br

17. VIGÊNCIA E VALIDADE

Essa política foi aprovada pelo Diretoria de Contabilidade, com prazo indeterminado de validade.